Ergonomia biroului

Consultanţă în afaceri şi management

Ergonomia biroului

05/02/2013 Ergonomie Time Management 0

Ce pierdem daca avem un birou dezordonat ?

a)    Ne strica imaginea.

Cum  ne vad colegii, sefii, clientii ? Ce pot crede ceilalti  : ca suntem lenesi, ca putin ne pasa, ca suntem dezorganizati,   ca nu-i de mirare ca nu putem gasi repede un document, etc.

b)    Ne  subrezeste sanatatea.

Multe hartii creaza stres, uneori panica,  atunci cand nu gasim ce cautam. Dezordinea influienteaza negativ subconstientul, il incarca inutil, asa cm dovedesc studiile recente de ergonomie. Birourile prea aglomorate cu mobilier si  mai ales cu multe dosare, multe hartii,  nu asigura suficient aer si intretinerea corecta a igienei.

c)    Ne  iroseste  timp si chiar putem pierde clienti.

Lucrari ratacite sau chiar amanate inseamna consum suplimentar de timp si chiar pierdere de clienti, atunci cand nu raspundem,  in timp util, la o solicitate pe care n-o mai gasim.

d)    Din punct de vedere financiar birourile lasate in dezordine costa bani ! (banii nostrii, si / sau banii patronului)

Din statisticile facute de catre un birou de evaluare ergonomica a spatiilor de lucru din California, reiese ca minim 12 zile pe an sunt platite degeaba, de catre patron,  unei  persoane cu un birou in dezordine (s-a constatat ca, in medie, o persoana cu un birou dezordonat iroseste pe luna, aproximativ o zi pentru cautarea unor documente ratacite: ochelari, chei, documente, etc.).

e)    Exista un curent de proiectare de mobilier si de amenajari interioare minimalist, care a luat amploare in USA, pe baza unor studii extinse pornind tot de la experienta asiatica.  S-a constatat ca, cu cat suprafetele orizontale sunt mai degajate intr-un birou, cu atat fluxul de numerar este mai mare.  Ei au proiectat mobilier pe verticala pentru a lasa podeaua si birourile cat mai libere.

Deci, de ce sa avem un birou ergonomic si ce inseamna asta ?

Un birou in care sa ne simtim bine,  sa fie curat,  frumos si ordonat,  in care sa facem cat m putine miscari inutile in gestionarea documentelor si utilizarea dotarii de birotica si care sa ne dea  un confort sporit in munca noastra,  inseamna un birou organizat ergonomic.

Intr-un astfel de birou putem sa  lucram cu placere,  cu spor si sa ne organizam munca astfel incat,  sa convertim timpul care s-ar putea pierde intr-o zi normala de lucru,  in timpul pe care-l folosim  in activitati aducatoare de venituri.

Daca suntem convinsi ca biroul nostru are deficiente de organizare si ne dorim sa lucram intr-un  birou ergonomic, atunci,  hai  sa facem pasii necesari sa-l avem.

 Cum sa ne organizam ergonomic biroul ?

1.  Pregatim frontul de lucru : 

Deconectam telefonul, calculatorul si inchidemi usa !( de preferat sa facem asta,  la final de program).

Sa avem pregatite  patru  mape  in culorile rosu,  galben, portocaliu  si verde si cel putin un cos de gunoi mare.

Dupa aproximativ doua ore de lucru neintrerupt vom descoperi ca minim 60% din hartiile de pe birou pot fi aruncate,  iar cand  incepem sa exploram sertarele si dulapurile, vom constata  ca minimum 80

%  din  hartiile de acolo, ocupa spatiul degeaba.

2.  Sa separam graul de neghina !

Deschidem  fiecare scrisoare,  document,  pachet (de indata ce soseste),  retinem numele expeditorului pentru  a-i putea stabili importanta.

Sortam  hartiile mai intai,  in doua categorii:  trebuie citita (grau) pana la capat  sau poate fi aruncata  (neghina ).  Ce-i de aruncat,  aruncam imediat la cos.  Extindem aceasta  selectie  si pentru orice obiect pe care-l vedem in traseul de ordine inceput.

3.  Ne organizam teancul de lucrari de citit !  

Hartiile pe care le citim  pana la capat,  le asezam, in urmatoarea ordine:

-daca gasim hartii pe  care le-am rezolvat, le punem in mapa verde pentru ca sa le transmitem sau sa le arhivam / aruncam cat mai repede posibil;

-daca deducem ca:  unele hartii care sunt importante si urgente, dar nu avem timp sa le rezolvam  acum,  le punem in mapa rosie,  iar daca nu sunt urgente , dar  importante,  le  punem  in mapa galbena.  Rezervam o parte a zilei cand vom  putea sa  rezolvam in ordine: mapa rosie, apoi mapa galbena.

-daca sunt hartii pentru care nu avem toate informatiile pentru a le prelucra, atunci le punem in mapa portocalie si ne rezervam timp sa le  aflam.

Aceasta curatenie  si ordine facuta acum,  la prima etapa de organizare ergonomica a biroului este de dorit sa o facem  la fiecare final de program, pentru lasa biroul curat, fara nimic pe el si in sertar dar aceste pat.ru mape de lucru, gata pregatite.  In fiecare dimineata, noile  lucrarile sosite (din categoria de citit pana la capat)  actualizeaza  mapele pregatite si asa incepem ziua in ordine de gandire,  pe prioritati, corect stabilite, asa  incat sa ne putem focaliza pe cele cu adevarat importante, urmand sfaturile:

I.       Important si ugent ( faceti-o acum !)

­       Orice sarcina trebuie rezolvata azi – numai de catre dvs. !

­       Nerezolvarea ei poate avea repercursiuni neasteptate pentru dvs..

­       Unor asemenea sarcini trebuie sa li se acorde prioritate maxima.

II- Urgent  dar  Neimportant ( delegati !)

­       De acest gen de lucrari trebuie sa va ocupati azi.

­       Ar trebui sa va ocupe putin din timpul dvs. atat de important.

­       Sarcina poate fi delegata.

III-Nu e urgent  dar  Important ( alegeti momentul potrivit !)

­       Proiecte de viitor care trebuie terminate, dar care nu au un termen imediat.

­       Puteti reprograma aceste lucrari pentru un moment mai potrivit.

­       Atentie ! S-ar putea ca lucrarile din aceasta categorie sa necesite a fi reincadrate in clasa Urgent   si  Important daca se apropie termenul final.

­       Atentie ! Nu tratati munca din aceasta sectiune drept scuza pentru a amana.

IV – Nu e urgent  si  Nu e important  ( evitati !  sau  aruncati la cos !)

­       Mare parte din aceasta munca poate fi delegata – sau puteti chiar sa renuntati la ea !

­       Daca simtiti ca este nevoie , luati cu dvs. ceea ce trebuie sa faceti si lucrati in timpi morti     ( in asteptari, in calatorii, etc.)

­       Aceste sarcini va pun  rareori slujba in pericol.

In acest triaj, va deschideti o lista cu prioritati care se gaseste deja in mapele dvs. 

Stabiliti-va un sistem de indosariere care sa va permita sa mutati lucrarea de cea mai mica importanta de pe birou intr-un loc unde nu va fi uitata ( in dosarele din sertar, raft, dulap, etc.).  Creati spatiu pentru hartiile care se arhiveaza !

Folositi un sistem de indosariere flexibila  ( nu rigida) si de buna calitate !

Nu va intrerupeti ! Nu va lasati cucerit de o nota care spune sa dati un telefon, sa raspundeti urgent la o scrisoare  – treceti-o pe lista de prioritati si continuati.

Parcurgeti  teancurile de hartie din sertare, din dulapuri,  fisete,  pana le terminati. Apoi,  scoateti  toate hartiile adezive de pe pereti.

Acum, tot ce mai este important este fisat cel putin in cele 4 categorii de dosare si pe lista cu prioritati este scris ce aveti de  facut.

Cum arata servieta ta , masina ta ? Luati la mana toate chestiile  din servieta dvs. ( multi cara acasa multe hartii de citit sau rezolvat).  Daca intr-adevar aveti ceva de facut,  notati-l in lista de prioritati si rezolvati-l in  timpul orelor de program. Daca este cazul,  indosariati-l sau la gunoi cu el.

Cum arata discul calculatorului, cine-l mai curata ?

Lucrati ordonat pe directoare corespunzatoare lucrarilor curente. Vizualizati fisierele text ( dupa o sortare in ordinea date de creare) si pastrati doar ce mai este valabil.   Daca sunt fisiere care merita sa mai fie consultate din cand in cand puneti-le intr-un director ARHIVA, daca nu salvati-le pe suporti externi  sau stergeti-le.

Programele pe care nu le folositi dezinstalati-le.  Folositi programul Clean Sweep pentru curatirea perfecta a discului pentru programele care n-au fost dezinstalate corect si o defragmentare a discului dupa o astfel de operatie. Pentru toate astea puteti apela la un specialist de la care veti deprinde procedura de intretinere curenta a ordinii pe discul dumneavoastra.

Iubiti-va cosul de hartie, adica  aruncati in el cat mai multe ofrande cu putinta.

Daca-ti poti organiza biroul, munca se va organiza de la sine.

Odata ordinea instalata, pastrati-o ! Straduiti-va sa ramane-ti  organizat !

Recititi lista de prioritati si fixati-va pe cele mai importante cu care veti incepe maine treaba.

Un birou ergonomic, un calculator, un telefon, o agenda si un plan flexibil  sunt ajutoare substantiale in munca .

Daca veti avea grija  de locul unde este asezat biroul (asa incat sa nu stai cu spatele la usa sau geam, lumina naturala sa vina din stanga ), de toate instrumentele de lucru, de igiena, plantele verzi, calitatea rechizitelor, elemente de decoratie  veti crea un spatiu de lucru placut si ergonomic.

Veti vedea ca rezultatele sunt deosebite – cu un birou organizat, ergonomic, cu un sistem de indosariere  eficient, dar mai ales un sistem de stabilire corecta  a prioritatilor  si de realizare a lor activitatea dvs.  va fi mult mai productiva, va creste satisfactia personala, veti econimisi cel putin o ora pe zi si veti pleca intotdeauna de la serviciu cu mintea limpede si linistita.

Unul din sfaturile medicilor care ne  ajuta sa ne imbunatatim calitatea memoriei este :

Pastrati toate lucrurile in ordine in preajma dumneavoastra. Nu tineti  decat atatea lucruri  cate puteti pastra in ordine. Nu ingramaditi obiecte in orice spatiu liber de pe birou si rafturi. Este bine sa va aranjati biroul in asa fel incat sa aveti destule  spatii libere pe pereti, dusumele,  etc. Evitati aglomerarea lucrurilor !

Orice obicei bun necesita minim 21 de zile consecutive pentru a se intiparii in subconstient si a deveni un pas in dezvoltatea personala.  Succes in aplicarea lui !

Curăţenia şi ordinea interioară şi exterioară este prima treaptă a dezvoltării spirituale, cea care lucrează la esenţa noastră, la ceea ce suntem.

Contextul în care trăim  şi muncim influentează subconştientul nostru, mai mult decât credem noi sau vrem să-i dăm crezare.

În acelaşi timp el este o reflectare a modului nostru de a fi, a etapei în care suntem, pe drumul către diamantul din noi.

E de dorit să pregătim  o montură potrivită pentru comoara  din noi.

Acum mergi la librarie, ia-ti patru dosare colorate ( rosu, galben, portocaliu si verde ), inchide usa si telefonul si sorteaza-ti hartiile siobiectele din biroulde la servici, apoi cel de acasa. Te asigur ca te vei simti mai plin de energie, mai limpede si in pace. Succes!